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1. 目的
為確保集團公司、二級集團公司、三級公司文件和檔案管理的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本管理制度。
2．范圍
本制度適用于集團公司、二級集團公司、三級公司與安全有關的文件和檔案的管理。
3．職責
集團公司、二級集團公司、三級公司辦公室分別負責各自公司文件和檔案的管理。
4．要求
4.1 公文管理
4.1.1 收文程序
4.1.1.1 集團公司、二級集團公司、三級公司辦公室簽收公文后，應及時逐件拆封核查，分類登記。
4.1.1.2 集團公司、二級集團公司、三級公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室保存。
4.1.1.3 上級機關和業務單位的公文一律由集團公司、二級集團公司、三級公司辦公室負責簽收，任何部門或個人不得私自截留。
4.1.1.4 各部門向公司遞交的請示報告等文件，一般由辦公室簽收后按程序辦理。
4.1.2 發文辦理
公司對外行文由主辦部門擬稿，經辦公室核稿后，送呈公司負責人簽發后對外發文。公司分管領導簽發后，辦公室再次校對無誤后按規定紙張打印文件，加蓋印章后將文件發出。
4.1.3 立卷與歸檔
對于辦理完畢的文件，應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.2 檔案管理
4.2.1 檔案保管
各部門將需保管的資料移交給辦公室，由其歸入相應案卷并統一編號。保管時應注意檔案安全，做好防火、防盜、防蟲、防霉、防鼠、防失，以確保檔案的安全性和完整性。
4.2.2 檔案保管方法
4.2.2.1有統一的分類標準，將文件分門別類。
4.2.2.2采用目錄制，即總目錄，分目錄，文件名，并編號。
4.2.2.3目錄須能按照文件編號，制定日期和批復及文件更改。
4.2.3 借閱、調閱和復印
4.2.3.1 權限
董事長、總經理可調閱公司所有檔案；副總經理可以調閱分管工作檔案；部門負責人可調閱本部門檔案；其它情況調閱檔案一律憑審批手續調閱相關檔案。
4.2.3.2 流程
借閱檔案必須辦理借閱登記手續，并如期歸還，到期如因工作需要不能歸還應辦理續借手續。因工作需要，需長期借閱的文件、圖紙等檔案，在工作結束后，應全部歸還辦公室，由辦公室負責整理歸檔。
復制絕密、機密檔案報主要公司分管領導審批；普通檔案由部門負責人審批。
借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。查閱檔案，必須遵守保密工作制度。
4.2.4 檔案銷毀
超過保管期限的檔案，由辦公室依據檔案的保管期限，報主要負責人審批后銷毀。監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。
4.2.5 保存期限
除法律法規對檔案、文件、記錄保存期有要求的，按法律法規的要求執行，一般檔案記錄保存期限三年，技術檔案和絕密檔案記錄保存期為永久。
5．相關記錄
《檔案調閱/復印登記表》
注：依據《企業安全生產標準化基本規范》（GB/T33000-2016）編寫。
